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流程審批(原“消息互動”)

目錄

什么是流程審批

一、創(chuàng)建問卷/表單

二、開啟流程審批系統(tǒng)

三、實際體驗演示

四、更多應(yīng)用場景

什么是流程審批

流程審批是一個可以讓填寫者提交的數(shù)據(jù)在填寫者(C端)和發(fā)布者(B端)之間進(jìn)行多次流轉(zhuǎn)交互的系統(tǒng)。

使用流程審批,可以將表單/問卷中提交的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)進(jìn)入流程審批系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中,可按條件分配任務(wù)給不同的處理員,處理員可以執(zhí)行后續(xù)流程的流轉(zhuǎn),也可以直接回復(fù)表單/問卷的填寫?;貜?fù)后,填寫者可以接收到消息,并繼續(xù)進(jìn)行交流回復(fù)。

一、創(chuàng)建問卷/表單

流程審批的起始是問卷/表單中提交的數(shù)據(jù),所以首先需要創(chuàng)建一份問卷/表單,在創(chuàng)建時無特殊要求,根據(jù)業(yè)務(wù)情況添加題型即可。

二、開啟流程審批系統(tǒng)

開啟流程審批功能的路徑:在創(chuàng)建的問卷/表單的設(shè)計問卷》流程審批。

流程審批可以進(jìn)行以下的設(shè)置:

1、項目名稱

默認(rèn)是表單/問卷的名稱,可修改內(nèi)容,修改后點擊“確定”按鈕即可。

2、回復(fù)方式

可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要自己選擇回復(fù)方式:

(1)微信訂閱消息:訂閱問卷星公眾號消息,回復(fù)消息會通過問卷星公眾號發(fā)送;
(2)自有服務(wù)號模版消息:訂閱自有服務(wù)號消息,回復(fù)消息會通過綁定自有服務(wù)號發(fā)送;詳細(xì)設(shè)置方法點擊此處查看

(3)短信消息:使用問卷中的手機(jī)號題目信息給對應(yīng)填寫者回復(fù)短信。


可作為單獨回復(fù)方式;


也可作為“微信訂閱”、“自有服務(wù)號模版消息”的補(bǔ)充方式;針對開啟流程審批前已有答卷/后續(xù)新增答卷用戶不主動訂閱的(首次提交答卷必須要訂閱,首次訂閱后數(shù)據(jù)才會進(jìn)入流程,后續(xù)回復(fù)可以不訂閱),回復(fù)消息會通過答卷中的手機(jī)號發(fā)送。 



(4)用戶體系內(nèi)消息:適用于問卷綁定了用戶體系,在設(shè)置流程審批回復(fù)消息方式可以選擇用戶體系內(nèi)消息,后續(xù)流程審批內(nèi)消息將會通過用戶體系》站內(nèi)信通知,參與者登錄用戶體系即可查看。

選擇用戶體系內(nèi)消息后,若問卷已經(jīng)綁定了用戶體系,則會顯示已綁定的用戶體系,點擊“保存”即可,后續(xù)該問卷的流程審批的消息將通過用戶體系內(nèi)》站內(nèi)信回復(fù),參與者登錄用戶體系可查看。

若問卷沒有綁定用戶體系,可以點擊“去綁定”將問卷綁定在用戶體系下。點擊后頁面會跳轉(zhuǎn)至默認(rèn)用戶體系頁,可以在左側(cè)切換用戶體系后,點擊“綁定問卷”將問卷綁定至用戶體系內(nèi)。



消息通知如下:

(5)企業(yè)微信消息:需要在企業(yè)微信內(nèi)設(shè)置,使用企業(yè)微信作答的用戶,回復(fù)消息通過企業(yè)微信發(fā)送。

3、催辦設(shè)置

開啟后,當(dāng)某節(jié)點協(xié)作員尚未處理時,系統(tǒng)將會在指定時間向協(xié)作員發(fā)起催辦提醒。


操作方法

入口:在流程審批》系統(tǒng)設(shè)置》催辦設(shè)置

1、點擊開啟催辦設(shè)置;
2、選擇提醒時間點,可以按每天/工作日(周一到周五)的整點;
3、點擊“保存”即可。


效果示例

系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)置,在指定的時間發(fā)送催辦提醒。

點擊催辦消息,進(jìn)入待處理頁面處理即可。

4、流程顯示字段

流程協(xié)作員在處理數(shù)據(jù)時,會看到一個任務(wù)列表。在此任務(wù)列表中會呈現(xiàn)該任務(wù)的一些概要信息。至于呈現(xiàn)哪些概要信息,可以在“流程顯示字段”這里進(jìn)行選擇。

需要注意的是,這里只能選擇問卷/表單中的題目,比如示例中的姓名、手機(jī)號碼、想要參與的分會場。同時由于在問卷/表單中的題干一般都較長,系統(tǒng)會要求將較長的題干進(jìn)行重命名,以便顯示在任務(wù)列表中。

5、填寫者流程主頁

填寫者未收到訂閱消息或刪除訂閱消息后,可以通過此鏈接重新進(jìn)入流程后臺頁面。
問卷填寫頁開啟流程查詢?nèi)肟冢禾顚懻呖梢栽趩柧硖顚戫撨M(jìn)入填寫者流程主頁查看進(jìn)度

6、節(jié)點

以最簡單請假流程的流程審批為例,員工提交請假需求、部門主管審核通過后、會交給HR進(jìn)行審核。在這個簡單的請假消息交互中就有三個節(jié)點,分別是:員工、部門主管和HR。流程審批的節(jié)點概念與此相似:

問卷/表單的填寫者 = 員工,這個節(jié)點是天然存在的不需要額外設(shè)置; 流程審批的協(xié)作員 = 部門主管和HR,是流程審批中協(xié)作員的角色,需要添加并設(shè)置。

7、協(xié)作員及數(shù)據(jù)權(quán)限

(1)協(xié)作員:每個節(jié)點都可以增加多個節(jié)點協(xié)作員,節(jié)點協(xié)作員可通過微信掃碼綁定。設(shè)置完成后,有新任務(wù)需要其處理,會通過微信消息進(jìn)行通知。

(2)數(shù)據(jù)源:在有多個協(xié)作員時,可以依據(jù)規(guī)則將問卷/表單提交的數(shù)據(jù)分配給不同的協(xié)作員。比如用戶體驗部門的員工提交的請假申請,交給用戶體驗部門的負(fù)責(zé)人來處理,其他部門交給其他部門負(fù)責(zé)人處理。這種區(qū)分開的不同部門的條件就稱為數(shù)據(jù)源。
具體的設(shè)置方法為:

普通錄入模式:

(1)新增節(jié)點協(xié)作員后,數(shù)據(jù)權(quán)限默認(rèn)為全部數(shù)據(jù);

(2)如需修改數(shù)據(jù)源點擊“數(shù)據(jù)源”,在新的頁簽點擊“新建數(shù)據(jù)源”;

(3)通過添加題目條件的方式,選定一定條件的數(shù)據(jù)源,并命名保存;

(4)保存后點擊協(xié)作員,綁定指定的協(xié)作員即可。

批量錄入模式:
適用于數(shù)據(jù)源較多時錄入
(1)點擊“綁定協(xié)作員”,選擇題目后,按相應(yīng)的條件選擇協(xié)作員;

(2)如果條件分支較多,也可點擊批量“添加”,通過文本輸入的方式批量錄入。

轉(zhuǎn)交任務(wù):針對審批員因為某些原因不能審批任務(wù)時,發(fā)布者可以將協(xié)作員手上的待處理任務(wù)轉(zhuǎn)交給其他協(xié)作員。
注意;轉(zhuǎn)交任務(wù)將轉(zhuǎn)交這個協(xié)作員手上的所有待處理任務(wù)。

抄送人:填寫者提交答卷后將數(shù)據(jù)抄送給指定人,僅“入口節(jié)點”有設(shè)置入口。

8、工作流

節(jié)點協(xié)作員在處理數(shù)據(jù)時,不僅能像處理工單一樣,輸入文字進(jìn)行回復(fù)。而且還可以使用預(yù)定義好的處理方式。

比如在請假的消息交互中,可以預(yù)定義“通過”、“駁回”和”修改“三種處理方式,而且可以設(shè)置申請者可以做的后續(xù)行為:

通過:僅僅通知申請者,不需要申請者回復(fù)消息;
駁回:通知申請者,允許其回復(fù),以便其進(jìn)行進(jìn)一步解釋;
修改:通知申請者,允許其回復(fù)并修改之前提交的數(shù)據(jù),以便其修改后重新提交。

普通工作流/自動工作流區(qū)別

(1)普通工作流:需要綁定人工協(xié)作員,人工手動處理審批;
(2)自動化工作流:自動按條件處理,無需人工處理。需要設(shè)置好對應(yīng)的條件(數(shù)據(jù)源)然后綁定對應(yīng)的自動化工作流,當(dāng)數(shù)據(jù)滿足條件后,就會按自動化工作流設(shè)置觸發(fā)流轉(zhuǎn)。

注意:設(shè)置自動化工作流后需要在協(xié)作員處綁定對應(yīng)自動化工作流,符合條件的數(shù)據(jù)才會按綁定的自動化工作流執(zhí)行。


自動化工作流觸發(fā)方式

(1)自動觸發(fā):

滿足條件數(shù)據(jù)觸發(fā)工作流后,系統(tǒng)立即執(zhí)行.

(2)等待管理員手動觸發(fā):

滿足條件數(shù)據(jù)觸發(fā)工作流后,需要管理員手動點擊“立即執(zhí)行”。

(3)定時觸發(fā):

是指工作流可以按指定的時間觸發(fā)處理答卷數(shù)據(jù),適用于定時提醒,例如:借出設(shè)備到期歸還自動提醒、圖書借閱到期自動提醒等。

添加自動化工作流,在自動化工作流》觸發(fā)方式選擇“定時觸發(fā)”,點擊“設(shè)置觸發(fā)規(guī)則”


可以看到有以下幾種觸發(fā)規(guī)則

1、固定每天

選擇后,下方顯示選擇時間點;設(shè)置后答卷數(shù)據(jù)會在每天的這個時間點去固定觸發(fā)。

2、固定日期

選擇后,下方顯示:選擇日期、時間點;設(shè)置后答卷數(shù)據(jù)會統(tǒng)一在這個時間點觸發(fā)。 注意:在設(shè)置時間點后提交答卷進(jìn)入流程的數(shù)據(jù)將不會觸發(fā)處理,需要發(fā)布者手動處理。

3、問卷內(nèi)日期

選擇后,下方下拉可選擇“提交答卷日期”/問卷中填空題屬性為“日期”的題目、之前/之后、X天哪個時間點;設(shè)置后答卷數(shù)據(jù)會在設(shè)置的問卷內(nèi)日期去觸發(fā)。

協(xié)作員環(huán)節(jié):

(1)流轉(zhuǎn)至:當(dāng)前工作流需要流轉(zhuǎn)的節(jié)點。設(shè)置后,執(zhí)行此工作流后數(shù)據(jù)會按設(shè)置流轉(zhuǎn)至相應(yīng)節(jié)點

(2)消息內(nèi)容:當(dāng)前工作流執(zhí)行后回復(fù)的消息內(nèi)容。例如:當(dāng)工作流流轉(zhuǎn)至“回復(fù)填寫者”,可以在此輸入內(nèi)容,填寫者會收到對應(yīng)消息。

(3)修改范圍:協(xié)作員在審批時也可以修改答卷內(nèi)容,適用于讓協(xié)作員補(bǔ)充信息等場景。

(4)抄送給:若協(xié)作員審批后需要將數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)至其他人員查看,可以設(shè)置對應(yīng)的抄送員。
抄送填寫者進(jìn)度:可以讓工作流流轉(zhuǎn)至其他節(jié)點時也能通知填寫者進(jìn)度。

填寫者環(huán)節(jié): 當(dāng)協(xié)作員環(huán)節(jié)設(shè)置了流轉(zhuǎn)至“回復(fù)填寫者”,才可以設(shè)置填寫者環(huán)節(jié)。

(1)回復(fù)權(quán)限:接收通知、接收通知+回復(fù)消息、接收通知+回復(fù)消息+修改答卷,可根據(jù)業(yè)務(wù)自行選擇。

接收通知:填寫者僅接收通知消息;
接收通知+回復(fù)消息:通知填寫者,允許其回復(fù),以便其進(jìn)行進(jìn)一步解釋;
接收通知+回復(fù)消息+修改答卷:通知填寫者,允許其回復(fù)并修改之前提交的數(shù)據(jù),以便其修改后重新提交。 (2)修改:當(dāng)回復(fù)權(quán)限設(shè)置了修改答卷,才可以設(shè)置修改。修改可以設(shè)置修改的題目范圍以及新增題目,讓填寫者后續(xù)補(bǔ)充填寫。 操作步驟如下圖所示:

(3)流轉(zhuǎn)回:當(dāng)填寫者回復(fù)消息或修改答卷后,流轉(zhuǎn)回的節(jié)點,一般按默認(rèn)即可。

9、查看流程數(shù)據(jù)

可以查看進(jìn)入流程的數(shù)據(jù)詳情,通過篩選條件查看不同的數(shù)據(jù)詳情,例如:工作流、提交信息等,也可導(dǎo)出數(shù)據(jù)查看。 

三、實際體驗演示

現(xiàn)實生活中最能體現(xiàn)“流程審批”功能的就是請假流程,請假者和管理者在一個系統(tǒng)中進(jìn)行流程審批,所以我們以請假流程為例來體驗并演示整個流程:

微信掃描下面的二維碼,體驗填寫者端的流程,管理員端的流程頁面將截圖在下文中。您實際提交的數(shù)據(jù),我們也將定期處理。

1、填寫者填寫表單并訂閱

(1)員工通過鏈接進(jìn)入”請假系統(tǒng)“,填寫必要信息后提交。

(2)在提交后頁面務(wù)必需要完成訂閱,提交的數(shù)據(jù)方能進(jìn)入流程審批系統(tǒng)。

2、處理員接受消息并處理

(1)系統(tǒng)自動將提交的數(shù)據(jù)按預(yù)先設(shè)定的規(guī)則分配給不同的節(jié)點處理員,比如用戶體驗團(tuán)隊成員提交請假申請會分配給用戶體驗團(tuán)隊的負(fù)責(zé)人。這里的提醒均有微信提醒消息,提醒頻率為每五分鐘一次。

(2)節(jié)點處理員按預(yù)定義好的的處理方式進(jìn)行處理,這里作為處理員的部門負(fù)責(zé)人可以執(zhí)行通過、駁回、修改三種處理方式,這里以”修改“為例繼續(xù)演示。

3、填寫者查看并繼續(xù)回復(fù)

(1)員工通過微信消息,接受并查看處理員的回復(fù)。

(2)員工根據(jù)回復(fù)消息的提示,修改請假申請的類型,并回復(fù)給部門負(fù)責(zé)人。

4、處理員繼續(xù)處理

部門負(fù)責(zé)人重新接收到請假申請,并處理為“通過”。

四、更多應(yīng)用場景

流程審批系統(tǒng)的應(yīng)用場景非常廣泛,比如:

(1)圖書館借閱證件辦理資料的提交與審核;

(2)用戶研究領(lǐng)域,NPS調(diào)查差評跟進(jìn)與處理;點擊此處了解詳情

(3)企業(yè)行政部門,物品申領(lǐng)/申購系統(tǒng)、物品保修系統(tǒng);

(4)企業(yè)HR部門,校招電子簡歷收集與面試預(yù)約系統(tǒng);點擊此處了解詳情

(5)企業(yè)宣傳部門,宣講會/發(fā)布會報名+審批+通知系統(tǒng));點擊此處了解詳情

(6)學(xué)校,學(xué)校心理咨詢室預(yù)約系統(tǒng);

(7)餐飲行業(yè),餐廳座位預(yù)約系統(tǒng);

(8)自媒體,投票活動候選人報名資料審核系統(tǒng);

(9)學(xué)校、企業(yè)請假審批系統(tǒng);點擊此處了解詳情

(10)新產(chǎn)品新功能Beat版本體驗預(yù)約系統(tǒng);

(11)設(shè)備借出到期自動提醒系統(tǒng);點擊此處了解詳情

提示

非常感謝您的耐心閱讀,請在下方提供您對本篇幫助的反饋,以便我們持續(xù)改進(jìn)本文。
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