流程審批(原“消息互動”)

目錄

什么是流程審批

一、創(chuàng)建問卷/表單

二、開啟流程審批系統(tǒng)

三、實際體驗演示

四、更多應(yīng)用場景

什么是流程審批

流程審批是一個可以讓填寫者提交的數(shù)據(jù)在填寫者（C端）和發(fā)布者（B端）之間進(jìn)行多次流轉(zhuǎn)交互的系統(tǒng)。

使用流程審批，可以將表單/問卷中提交的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)進(jìn)入流程審批系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，可按條件分配任務(wù)給不同的處理員，處理員可以執(zhí)行后續(xù)流程的流轉(zhuǎn)，也可以直接回復(fù)表單/問卷的填寫?；貜?fù)后，填寫者可以接收到消息，并繼續(xù)進(jìn)行交流回復(fù)。

一、創(chuàng)建問卷/表單

流程審批的起始是問卷/表單中提交的數(shù)據(jù)，所以首先需要創(chuàng)建一份問卷/表單，在創(chuàng)建時無特殊要求，根據(jù)業(yè)務(wù)情況添加題型即可。

二、開啟流程審批系統(tǒng)

開啟流程審批功能的路徑：在創(chuàng)建的問卷/表單的設(shè)計問卷》流程審批。

流程審批可以進(jìn)行以下的設(shè)置：

1、項目名稱

默認(rèn)是表單/問卷的名稱，可修改內(nèi)容，修改后點擊“確定”按鈕即可。

2、回復(fù)方式

可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要自己選擇回復(fù)方式：

（1）微信訂閱消息：訂閱問卷星公眾號消息，回復(fù)消息會通過問卷星公眾號發(fā)送；
（2）自有服務(wù)號模版消息：訂閱自有服務(wù)號消息,回復(fù)消息會通過綁定自有服務(wù)號發(fā)送；詳細(xì)設(shè)置方法點擊此處查看

（4）用戶體系內(nèi)消息：適用于問卷綁定了用戶體系，在設(shè)置流程審批回復(fù)消息方式可以選擇用戶體系內(nèi)消息，后續(xù)流程審批內(nèi)消息將會通過用戶體系》站內(nèi)信通知，參與者登錄用戶體系即可查看。

選擇用戶體系內(nèi)消息后，若問卷已經(jīng)綁定了用戶體系，則會顯示已綁定的用戶體系，點擊“保存”即可，后續(xù)該問卷的流程審批的消息將通過用戶體系內(nèi)》站內(nèi)信回復(fù)，參與者登錄用戶體系可查看。

若問卷沒有綁定用戶體系，可以點擊“去綁定”將問卷綁定在用戶體系下。點擊后頁面會跳轉(zhuǎn)至默認(rèn)用戶體系頁，可以在左側(cè)切換用戶體系后，點擊“綁定問卷”將問卷綁定至用戶體系內(nèi)。

消息通知如下：

（5）企業(yè)微信消息：需要在企業(yè)微信內(nèi)設(shè)置，使用企業(yè)微信作答的用戶，回復(fù)消息通過企業(yè)微信發(fā)送。

3、催辦設(shè)置

開啟后，當(dāng)某節(jié)點協(xié)作員尚未處理時，系統(tǒng)將會在指定時間向協(xié)作員發(fā)起催辦提醒。

操作方法

入口：在流程審批》系統(tǒng)設(shè)置》催辦設(shè)置

1、點擊開啟催辦設(shè)置；
2、選擇提醒時間點，可以按每天/工作日（周一到周五）的整點；
3、點擊“保存”即可。

效果示例

系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)置，在指定的時間發(fā)送催辦提醒。

點擊催辦消息，進(jìn)入待處理頁面處理即可。

4、流程顯示字段

流程協(xié)作員在處理數(shù)據(jù)時，會看到一個任務(wù)列表。在此任務(wù)列表中會呈現(xiàn)該任務(wù)的一些概要信息。至于呈現(xiàn)哪些概要信息，可以在“流程顯示字段”這里進(jìn)行選擇。

需要注意的是，這里只能選擇問卷/表單中的題目，比如示例中的姓名、手機(jī)號碼、想要參與的分會場。同時由于在問卷/表單中的題干一般都較長，系統(tǒng)會要求將較長的題干進(jìn)行重命名，以便顯示在任務(wù)列表中。

5、填寫者流程主頁

填寫者未收到訂閱消息或刪除訂閱消息后，可以通過此鏈接重新進(jìn)入流程后臺頁面。
問卷填寫頁開啟流程查詢?nèi)肟冢禾顚懻呖梢栽趩柧硖顚戫撨M(jìn)入填寫者流程主頁查看進(jìn)度

6、節(jié)點

以最簡單請假流程的流程審批為例，員工提交請假需求、部門主管審核通過后、會交給HR進(jìn)行審核。在這個簡單的請假消息交互中就有三個節(jié)點，分別是：員工、部門主管和HR。流程審批的節(jié)點概念與此相似：

問卷/表單的填寫者 = 員工，這個節(jié)點是天然存在的不需要額外設(shè)置； 流程審批的協(xié)作員 = 部門主管和HR，是流程審批中協(xié)作員的角色，需要添加并設(shè)置。

7、協(xié)作員及數(shù)據(jù)權(quán)限

（1）協(xié)作員：每個節(jié)點都可以增加多個節(jié)點協(xié)作員，節(jié)點協(xié)作員可通過微信掃碼綁定。設(shè)置完成后，有新任務(wù)需要其處理，會通過微信消息進(jìn)行通知。

（2）數(shù)據(jù)源：在有多個協(xié)作員時，可以依據(jù)規(guī)則將問卷/表單提交的數(shù)據(jù)分配給不同的協(xié)作員。比如用戶體驗部門的員工提交的請假申請，交給用戶體驗部門的負(fù)責(zé)人來處理，其他部門交給其他部門負(fù)責(zé)人處理。這種區(qū)分開的不同部門的條件就稱為數(shù)據(jù)源。
具體的設(shè)置方法為：

普通錄入模式：

（1）新增節(jié)點協(xié)作員后，數(shù)據(jù)權(quán)限默認(rèn)為全部數(shù)據(jù)；

（2）如需修改數(shù)據(jù)源點擊“數(shù)據(jù)源”，在新的頁簽點擊“新建數(shù)據(jù)源”；

（3）通過添加題目條件的方式，選定一定條件的數(shù)據(jù)源，并命名保存；

（4）保存后點擊協(xié)作員，綁定指定的協(xié)作員即可。

批量錄入模式：
適用于數(shù)據(jù)源較多時錄入
（1）點擊“綁定協(xié)作員”，選擇題目后，按相應(yīng)的條件選擇協(xié)作員；

（2）如果條件分支較多，也可點擊批量“添加”，通過文本輸入的方式批量錄入。

轉(zhuǎn)交任務(wù)：針對審批員因為某些原因不能審批任務(wù)時，發(fā)布者可以將協(xié)作員手上的待處理任務(wù)轉(zhuǎn)交給其他協(xié)作員。
注意；轉(zhuǎn)交任務(wù)將轉(zhuǎn)交這個協(xié)作員手上的所有待處理任務(wù)。

抄送人：填寫者提交答卷后將數(shù)據(jù)抄送給指定人，僅“入口節(jié)點”有設(shè)置入口。

8、工作流

節(jié)點協(xié)作員在處理數(shù)據(jù)時，不僅能像處理工單一樣，輸入文字進(jìn)行回復(fù)。而且還可以使用預(yù)定義好的處理方式。

比如在請假的消息交互中，可以預(yù)定義“通過”、“駁回”和”修改“三種處理方式，而且可以設(shè)置申請者可以做的后續(xù)行為：

通過：僅僅通知申請者，不需要申請者回復(fù)消息；
駁回：通知申請者，允許其回復(fù)，以便其進(jìn)行進(jìn)一步解釋；
修改：通知申請者，允許其回復(fù)并修改之前提交的數(shù)據(jù)，以便其修改后重新提交。

普通工作流/自動工作流區(qū)別

（1）普通工作流：需要綁定人工協(xié)作員，人工手動處理審批；
（2）自動化工作流：自動按條件處理，無需人工處理。需要設(shè)置好對應(yīng)的條件（數(shù)據(jù)源）然后綁定對應(yīng)的自動化工作流，當(dāng)數(shù)據(jù)滿足條件后，就會按自動化工作流設(shè)置觸發(fā)流轉(zhuǎn)。

注意：設(shè)置自動化工作流后需要在協(xié)作員處綁定對應(yīng)自動化工作流，符合條件的數(shù)據(jù)才會按綁定的自動化工作流執(zhí)行。

自動化工作流觸發(fā)方式

（1）自動觸發(fā)：

滿足條件數(shù)據(jù)觸發(fā)工作流后，系統(tǒng)立即執(zhí)行.

（2）等待管理員手動觸發(fā)：

滿足條件數(shù)據(jù)觸發(fā)工作流后，需要管理員手動點擊“立即執(zhí)行”。

（3）定時觸發(fā)：

是指工作流可以按指定的時間觸發(fā)處理答卷數(shù)據(jù)，適用于定時提醒，例如：借出設(shè)備到期歸還自動提醒、圖書借閱到期自動提醒等。

添加自動化工作流，在自動化工作流》觸發(fā)方式選擇“定時觸發(fā)”，點擊“設(shè)置觸發(fā)規(guī)則”

可以看到有以下幾種觸發(fā)規(guī)則

1、固定每天

選擇后，下方顯示選擇時間點；設(shè)置后答卷數(shù)據(jù)會在每天的這個時間點去固定觸發(fā)。

2、固定日期

選擇后，下方顯示：選擇日期、時間點；設(shè)置后答卷數(shù)據(jù)會統(tǒng)一在這個時間點觸發(fā)。 注意：在設(shè)置時間點后提交答卷進(jìn)入流程的數(shù)據(jù)將不會觸發(fā)處理，需要發(fā)布者手動處理。

3、問卷內(nèi)日期

選擇后，下方下拉可選擇“提交答卷日期”/問卷中填空題屬性為“日期”的題目、之前/之后、X天哪個時間點；設(shè)置后答卷數(shù)據(jù)會在設(shè)置的問卷內(nèi)日期去觸發(fā)。

協(xié)作員環(huán)節(jié)：

（1）流轉(zhuǎn)至：當(dāng)前工作流需要流轉(zhuǎn)的節(jié)點。設(shè)置后，執(zhí)行此工作流后數(shù)據(jù)會按設(shè)置流轉(zhuǎn)至相應(yīng)節(jié)點

（2）消息內(nèi)容：當(dāng)前工作流執(zhí)行后回復(fù)的消息內(nèi)容。例如：當(dāng)工作流流轉(zhuǎn)至“回復(fù)填寫者”，可以在此輸入內(nèi)容，填寫者會收到對應(yīng)消息。

（3）修改范圍：協(xié)作員在審批時也可以修改答卷內(nèi)容，適用于讓協(xié)作員補(bǔ)充信息等場景。

（4）抄送給：若協(xié)作員審批后需要將數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)至其他人員查看，可以設(shè)置對應(yīng)的抄送員。
抄送填寫者進(jìn)度：可以讓工作流流轉(zhuǎn)至其他節(jié)點時也能通知填寫者進(jìn)度。

填寫者環(huán)節(jié)： 當(dāng)協(xié)作員環(huán)節(jié)設(shè)置了流轉(zhuǎn)至“回復(fù)填寫者”，才可以設(shè)置填寫者環(huán)節(jié)。

（1）回復(fù)權(quán)限：接收通知、接收通知+回復(fù)消息、接收通知+回復(fù)消息+修改答卷，可根據(jù)業(yè)務(wù)自行選擇。

接收通知：填寫者僅接收通知消息；
接收通知+回復(fù)消息：通知填寫者，允許其回復(fù)，以便其進(jìn)行進(jìn)一步解釋；
接收通知+回復(fù)消息+修改答卷：通知填寫者，允許其回復(fù)并修改之前提交的數(shù)據(jù)，以便其修改后重新提交。 （2）修改：當(dāng)回復(fù)權(quán)限設(shè)置了修改答卷，才可以設(shè)置修改。修改可以設(shè)置修改的題目范圍以及新增題目，讓填寫者后續(xù)補(bǔ)充填寫。 操作步驟如下圖所示：

（3）流轉(zhuǎn)回：當(dāng)填寫者回復(fù)消息或修改答卷后，流轉(zhuǎn)回的節(jié)點，一般按默認(rèn)即可。

9、查看流程數(shù)據(jù)

可以查看進(jìn)入流程的數(shù)據(jù)詳情，通過篩選條件查看不同的數(shù)據(jù)詳情，例如：工作流、提交信息等，也可導(dǎo)出數(shù)據(jù)查看。 

三、實際體驗演示

現(xiàn)實生活中最能體現(xiàn)“流程審批”功能的就是請假流程，請假者和管理者在一個系統(tǒng)中進(jìn)行流程審批，所以我們以請假流程為例來體驗并演示整個流程：

微信掃描下面的二維碼，體驗填寫者端的流程，管理員端的流程頁面將截圖在下文中。您實際提交的數(shù)據(jù)，我們也將定期處理。

1、填寫者填寫表單并訂閱

（1）員工通過鏈接進(jìn)入”請假系統(tǒng)“，填寫必要信息后提交。

（2）在提交后頁面務(wù)必需要完成訂閱，提交的數(shù)據(jù)方能進(jìn)入流程審批系統(tǒng)。

2、處理員接受消息并處理

（1）系統(tǒng)自動將提交的數(shù)據(jù)按預(yù)先設(shè)定的規(guī)則分配給不同的節(jié)點處理員，比如用戶體驗團(tuán)隊成員提交請假申請會分配給用戶體驗團(tuán)隊的負(fù)責(zé)人。這里的提醒均有微信提醒消息，提醒頻率為每五分鐘一次。

（2）節(jié)點處理員按預(yù)定義好的的處理方式進(jìn)行處理，這里作為處理員的部門負(fù)責(zé)人可以執(zhí)行通過、駁回、修改三種處理方式，這里以”修改“為例繼續(xù)演示。

3、填寫者查看并繼續(xù)回復(fù)

（1）員工通過微信消息，接受并查看處理員的回復(fù)。

（2）員工根據(jù)回復(fù)消息的提示，修改請假申請的類型，并回復(fù)給部門負(fù)責(zé)人。

4、處理員繼續(xù)處理

部門負(fù)責(zé)人重新接收到請假申請，并處理為“通過”。

四、更多應(yīng)用場景

流程審批系統(tǒng)的應(yīng)用場景非常廣泛，比如：

（1）圖書館借閱證件辦理資料的提交與審核；

（2）用戶研究領(lǐng)域，NPS調(diào)查差評跟進(jìn)與處理；點擊此處了解詳情

（3）企業(yè)行政部門，物品申領(lǐng)/申購系統(tǒng)、物品保修系統(tǒng)；

（4）企業(yè)HR部門，校招電子簡歷收集與面試預(yù)約系統(tǒng)；點擊此處了解詳情

（5）企業(yè)宣傳部門，宣講會/發(fā)布會報名+審批+通知系統(tǒng)）；點擊此處了解詳情

（6）學(xué)校，學(xué)校心理咨詢室預(yù)約系統(tǒng)；

（7）餐飲行業(yè)，餐廳座位預(yù)約系統(tǒng)；

（8）自媒體，投票活動候選人報名資料審核系統(tǒng)；

（9）學(xué)校、企業(yè)請假審批系統(tǒng)；點擊此處了解詳情

（10）新產(chǎn)品新功能Beat版本體驗預(yù)約系統(tǒng);

（11）設(shè)備借出到期自動提醒系統(tǒng)；點擊此處了解詳情

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